El mejor programa de facturación con Verifactu: cómo elegirlo según tu negocio

Un programa adaptado a Verifactu genera un registro de cada factura con una huella encadenada a la anterior, de forma que ninguna se pueda modificar ni borrar sin dejar rastro. Añade a cada factura un código QR para que el cliente pueda verificarla en la sede de la Agencia Tributaria y, si trabajas en modalidad Verifactu, envía cada registro a Hacienda en el momento. Además, el fabricante debe firmar una declaración responsable de que su programa cumple el Real Decreto 1007/2023.

Pídele al proveedor esa declaración y que te diga, por escrito, qué modalidad usa (Verifactu o No Verifactu). Si no sabe responder, mala señal.

No hay un programa mejor para todos. La pregunta útil es qué más necesitas además de facturar: contabilidad, conexión con el banco, stock, tienda online, proyectos o CRM. Esta es la recomendación de partida que damos en la primera llamada:

Los precios van de cero a unas decenas de euros al mes para la mayoría de pymes. La aplicación de la Agencia Tributaria es gratuita. Holded tiene planes desde 15 €/mes por empresa (sin IVA) y Odoo Estándar cuesta 11,90 € por usuario y mes en pago anual. A eso hay que sumar, si lo necesitas, la configuración inicial y la migración de datos. El desglose está en cuánto cuesta adaptarse a Verifactu, cuánto cuesta Holded y cuánto cuesta Odoo.

No elijas solo por la cuota: un programa barato que te obliga a teclear cada gasto y a conciliar el banco a mano sale caro en horas.

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación que cumple los requisitos. Es una buena opción para quien emite pocas facturas y no necesita nada más: no hay que mantener nada y cumple seguro. Sus límites son los de cualquier herramienta básica: no se conecta con tu banco, no lleva la contabilidad, no automatiza la entrada de gastos y obliga a hacerlo todo a mano. En cuanto el volumen crece, compensa un programa más completo.

Holded nació en España y trae la fiscalidad lista: facturación, contabilidad automatizada, conexión bancaria y CRM básico, con planes cerrados por empresa. Es de los más rápidos de poner en marcha para una pyme de servicios. Odoo cubre mucho más (ventas, stock, fabricación, tienda online, TPV) y cumple Verifactu con la localización española bien configurada, pero requiere una implantación más seria. Otros programas habituales en asesorías tienen la ventaja del intercambio directo con tu gestoría.

Lo comparamos en detalle en Holded vs Odoo y en los mejores ERP para pymes.

Antes de contratar, pide respuesta por escrito a estas preguntas. Te ahorrarán sorpresas en el momento del cambio:

El primero es esperar al último mes: el cambio de programa implica configurar, migrar datos y formar a quien factura, y conviene hacerlo con calma. El segundo es arrancar a mitad de trimestre, lo que complica la presentación de impuestos; mejor el inicio de un trimestre. El tercero, migrar datos sucios (clientes duplicados, NIF mal escritos), que con Verifactu generan facturas con datos erróneos difíciles de corregir. Y el cuarto, cambiar de programa sin aprovechar para automatizar: seguir tecleando gastos y conciliando a mano en el programa nuevo.

Imagina una pequeña consultora con dos socios que factura unas 40 facturas al mes con una plantilla de Excel y envía a la gestoría un correo con los PDF cada trimestre. Para cumplir Verifactu, elige un programa en la nube, da de alta sus datos fiscales y sus dos series, importa los clientes con sus NIF y conecta el banco. Desde el primer día de trimestre factura en el programa nuevo: cada factura sale con su QR, se registra sola y la gestoría accede a todo sin esperar al correo.

El efecto secundario es el que más se nota: la conciliación bancaria pasa de una tarde al mes a unos minutos, y saber quién debe dinero es un vistazo. Es un ejemplo ilustrativo, pero refleja el cambio más habitual en pymes de servicios.

Las facturas emitidas antes de tu fecha de obligación no hay que pasarlas por Verifactu. Lo práctico es importar en el programa nuevo los clientes, los productos y las facturas pendientes de cobro, y dejar el histórico en el sistema anterior, guardado durante el plazo legal de conservación. Si cambias a mitad de ejercicio, tu gestoría necesitará los datos de ambos sistemas, así que avísale antes del cambio.

Cambiar de programa de facturación no es complicado si se hace en orden. La clave es no tener dos sistemas emitiendo facturas a la vez y empezar en una fecha limpia, idealmente el primer día de un trimestre. Este es el orden que seguimos en las adaptaciones que hacemos:

Si vendes por internet o en mostrador, además del programa de facturación tienes que revisar los sistemas que emiten tickets y facturas por ti: la tienda online, el TPV o el programa de reservas. Si son ellos los que generan la factura, son ellos los que tienen que cumplir Verifactu; si pasan los datos a tu programa de facturación, lo importante es que esa conexión funcione bien. Es uno de los puntos que más se olvidan y que más problemas da el primer mes.

Si de todas formas vas a cambiar de programa, aprovecha para dejar de teclear: facturas de proveedor que se leen solas con OCR e IA, facturas recurrentes y recordatorios de cobro automáticos. Es lo que más horas ahorra en una pyme. Si quieres que lo hagamos contigo, la adaptación a Verifactu incluye la elección del programa, la configuración, la migración y la automatización, desde 1.550 € con precio cerrado. Y si aún no tienes claro qué te exige la ley, empieza por Verifactu: qué es y a quién afecta.