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Automatización para gestorías: facturas de clientes sin teclear
La automatización para gestorías recoge las facturas que te envían tus clientes por email o escaneadas, las lee con OCR e IA, comprueba duplicados e importes y las vuelca a tu programa de contabilidad. Tu equipo solo revisa las dudosas. Una gestoría con 80 clientes redujo así un 90% el tiempo de entrada de datos.
Qué puede hacer la IA en tu gestorías
Se acaban los días enteros de tecleo a final de trimestre y las prisas antes de cada presentación. Y el equipo puede dedicar ese tiempo a asesorar, que es lo que los clientes valoran.
Lo que te está costando dinero hoy
- Días enteros tecleando facturas de clientes cada trimestre
- Clientes que envían la documentación tarde, desordenada y por canales distintos
- Errores de transcripción que obligan a rectificar
- Picos de trabajo imposibles antes de cada presentación de impuestos
- Personal cualificado dedicado a tareas mecánicas
Cómo lo resolvemos
Captura automática
Cada cliente envía sus facturas a un buzón o las sube escaneadas, y el sistema las recoge solo.
Lectura con OCR e IA
Extrae emisor, NIF, fecha, base, IVA y total, y clasifica por cliente y proveedor.
Validación antes de registrar
Control de duplicados y de cuadre de importes; lo dudoso va a revisión humana.
Volcado a tu contabilidad
Los datos entran en tu programa contable en su formato, sin teclear.
Resultados
Un caso real: una gestoría con 80 clientes
Una gestoría de Sevilla procesaba cada mes las facturas de 80 clientes: descargar el PDF del email, copiar emisor, importe e IVA y volcarlo al programa de contabilidad. Automatizamos la captura desde el email de cada cliente, la extracción con OCR e IA, la clasificación por proveedor, el control de duplicados y el volcado a contabilidad sin intervención manual.
El tiempo de entrada de datos bajó un 90% y desaparecieron los errores de contabilización. Tienes el detalle en el caso de la gestoría y el funcionamiento en el servicio de automatización de facturas.
Qué más se puede automatizar en una gestoría
Las facturas son el primer paso, pero no el único. Una gestoría recibe consultas por teléfono, email y WhatsApp que se pueden ordenar y derivar a quien corresponde, y persigue documentación que se puede pedir con recordatorios automáticos. Todo con el mismo criterio: la IA hace lo mecánico y el profesional revisa y asesora.
- Recordatorios automáticos a clientes para que envíen su documentación a tiempo.
- Clasificación de consultas entrantes y derivación al técnico correcto.
- Respuestas a preguntas frecuentes sobre plazos y documentación.
- Avisos de vencimientos y presentaciones a cada cliente.
Verifactu: buen momento para ordenar el circuito
Desde 2027 el software de facturación de tus clientes tendrá que cumplir Verifactu: el 1 de enero de 2027 las sociedades y el 1 de julio de 2027 los autónomos. Muchos cambiarán de programa o de forma de trabajar en los próximos meses, y es un momento natural para que te envíen la información de forma ordenada. Lo explicamos en qué cambia con la factura electrónica obligatoria.
Cómo lo implantamos sin parar la gestoría
Empezamos con un grupo pequeño de clientes, normalmente los que más facturas generan, y dejamos el resto como estaba. Durante dos o tres semanas el sistema procesa sus facturas mientras tu equipo revisa los resultados y ajustamos categorías y proveedores. Cuando la precisión es la que necesitas, se amplía al resto de clientes por tandas. Así no hay un día de cambio arriesgado justo antes de una presentación, y tu equipo aprende a trabajar con la bandeja de revisión poco a poco.
Cuánto cuesta
La automatización de facturas parte de 1.550 € con precio cerrado, según volumen e integraciones, más un coste mensual de herramientas y consumo de IA que depende del número de facturas. Si además quieres ordenar las consultas de tus clientes, se combina con el triaje de consultas. Tienes el paso a paso técnico en automatizar facturas con IA.
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Pedir diagnóstico gratuitoPreguntas frecuentes
¿Qué automatiza la IA en una gestoría?
La captura, lectura, validación y registro de las facturas de los clientes, y también recordatorios de documentación y la clasificación de consultas.
¿Funciona con mi programa de contabilidad?
Con la mayoría de programas que permiten importación o API, como a3, Sage, Holded u Odoo. Lo comprobamos en el diagnóstico.
¿Qué pasa con las facturas mal escaneadas?
No se registran: si los importes no cuadran o el proveedor no coincide, van a revisión humana.
¿Qué resultados se pueden esperar?
En un caso real, una gestoría con 80 clientes redujo un 90% el tiempo de entrada de datos y eliminó los errores de contabilización.
¿Cuánto cuesta?
Desde 1.550 € con precio cerrado, más un coste mensual según volumen.
Servicios para gestorías
Automatización de facturas
Digitaliza, clasifica y contabiliza facturas automáticamente con IA y OCR.
Triaje de consultas para despachos
Centraliza y deriva cada consulta de WhatsApp, email, formulario o voz al abogado correcto, con confirmación automática al cliente.
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