Cuánto cuesta adaptarse a Verifactu: precios reales para autónomos y pymes

El coste de cumplir Verifactu tiene tres partes. La licencia del programa, que se paga cada mes o cada año. La puesta en marcha (configurar series e impuestos, migrar clientes y facturas pendientes, formar a quien factura), que puedes hacer tú o encargar. Y, opcionalmente, la automatización de lo que hoy se hace a mano, que no es obligatoria pero es donde está el ahorro.

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación que cumple los requisitos. Para un autónomo con pocas facturas, es la forma más barata de cumplir: cero euros y sin mantenimiento. Lo que no hace es conectar con tu banco, llevar los gastos ni automatizar nada, así que el coste real se mide en el tiempo que dedicas a hacerlo todo a mano.

Los programas de facturación en la nube adaptados a Verifactu cuestan, para la mayoría de pymes, entre 15 y 60 € al mes. Holded, por ejemplo, va de 15 €/mes (autónomos activos) a 59 €/mes (Estándar) por empresa, con un 50% de descuento los tres primeros meses. Odoo cobra por usuario: 11,90 €/mes en el plan Estándar con pago anual. Tienes el detalle en cuánto cuesta Holded y cuánto cuesta Odoo.

Para aterrizarlo, tres casos típicos. Son cifras ilustrativas, sin IVA, para el primer año:

Si tus datos están ordenados y tu caso es sencillo, puedes configurarlo tú en una tarde. Compensa delegar si vienes de otro programa con mucho histórico, tienes varias series o regímenes de IVA, quieres conectar tienda online o banco, o quieres aprovechar para automatizar. En Bolher, la adaptación a Verifactu parte de 1.550 € con precio cerrado e incluye la elección del programa, la configuración, la migración y la automatización de facturas; para empresas que necesitan un ERP completo, la implementación de ERP y CRM parte de 3.850 €.

La sanción prevista para quien use un programa que no cumpla es de hasta 50.000 € por ejercicio, aplicable desde la fecha de obligación de cada colectivo. Pero el coste más habitual no es la multa, sino las prisas: cambiar de programa en el último mes, con datos sin limpiar, en plena temporada. Hacerlo con tiempo es más barato. Recuerda que las fechas vigentes son 2027 y que el aplazamiento a octubre de 2028 está anunciado pero no publicado, como explicamos en Verifactu: qué es y a quién afecta.

Elige el plan que cubre tu volumen actual, no el que tendrás dentro de años: subir de plan es inmediato. Aprovecha los periodos de prueba y descuentos para migrar con calma. No pagues módulos que no vas a usar esa misma semana. Y pregunta siempre si el precio de la implantación es cerrado o por horas.

Además de la licencia, hay costes que conviene prever. El tiempo de quien factura durante el cambio, que suele ser de unas horas si los datos están ordenados y de varios días si no lo están. La limpieza de datos: clientes duplicados o NIF mal escritos que, con Verifactu, generan facturas con errores que solo se corrigen con rectificativas. Las integraciones con tu tienda online, tu TPV o tu programa de citas, si las necesitas. Y la coordinación con tu gestoría, que puede pedir un formato concreto de exportación.

Ninguno de estos costes es grande por separado, pero juntos explican por qué un cambio hecho con prisas sale más caro que uno planificado.

Si vas a delegar la adaptación, pide que el presupuesto responda a estas preguntas. Así podrás comparar ofertas de forma justa:

El tipo de negocio cambia mucho la factura. Un profesional que emite unas pocas facturas al mes puede cumplir gratis; una pyme de servicios necesita un programa en la nube; un comercio con TPV o una empresa con stock tienen que adaptar más sistemas. Esta tabla resume rangos orientativos para el primer año, sin IVA:

Si delegas la adaptación, pide siempre precio cerrado por un alcance definido. Un presupuesto por horas puede parecer más barato al principio, pero cualquier imprevisto (datos desordenados, una integración que falla) se paga aparte. Con precio cerrado, el riesgo de esos imprevistos lo asume quien hace el trabajo, y tú sabes desde el principio cuánto vas a pagar. Comprueba también qué queda fuera del alcance para no llevarte sorpresas.

Pagar más que el mínimo tiene sentido si recuperas ese dinero en horas. Si alguien de tu equipo dedica varias horas al mes a teclear facturas de proveedores, conciliar el banco o perseguir cobros, un programa más completo y unas automatizaciones bien hechas se pagan solas en pocos meses. Si tu volumen es pequeño y la gestoría lo lleva todo, quédate con lo mínimo que cumple.

Un autónomo con la app gratuita puede estar listo en una tarde. Una pyme de servicios con un programa en la nube, en una o dos semanas. Una empresa que cambia de ERP, entre tres y ocho semanas según el alcance. Planifica en función de eso.

Algunas pymes y autónomos han podido financiar parte del software de gestión con programas públicos de digitalización, como el Kit Digital, cuyas convocatorias y condiciones cambian con el tiempo. Antes de contratar, consulta si hay alguna ayuda vigente para tu caso en la web oficial del programa o con tu gestoría; no cuentes con ella hasta tenerla confirmada.

Ya que tienes que cambiar, el gasto puede devolverse en horas. Automatizar la lectura de facturas de proveedor, las facturas recurrentes y los recordatorios de cobro suele ahorrar varias horas al mes en una pyme. Una gestoría redujo así un 90% su tiempo de entrada de datos (ver el caso). Para elegir programa, tienes el mejor programa de facturación con Verifactu, y si eres autónomo, Verifactu para autónomos.